Biblioteca Comunale Francesco Selmi di Vignola

La Biblioteca comunale fu individuata formalmente come soggetto conservatore dell'archivio storico comunale con del. GM n. 656 del 27/11/1968, al termine dei lavori di trasferimento, riordino e inventariazione (a cura di Antonio Lodi) autorizzati con del. GM n. 454 del 15/09/1967. Fino al 2012 l'archivio storico è stato gestito da personale appositamente formato presso la Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica nel 1982-83, e in seguito riconosciuto come responsabile dell'archivio storico (deliberazioni di GM n. 353 del 30/05/1986 e n. 664 del 12/10/1994 istitutiva anche della sezione separata d'archivio). A seguito del collocamento a riposo, la qualifica di responsabile dell'archivio storico è stata trasferita pro tempore alla responsabile della Biblioteca comunale, parimenti in possesso di specifica formazione archivistica. Nel 2015 l'archivio storico del Comune fino alla metà degli anni Settanta, unitamente ai fondi ad esso aggregati, è stato trasferito presso il Polo Archivistico-storico dell'Unione Terre di Castelli, in via Giovanni Paolo II 96 a Vignola, istituito con la "Convenzione per la gestione del Sistema Archivistico Intercomunale costituito fra l'Unione Terre di Castelli, i Comuni di Vignola, Castelnuovo Rangone, Castelvetro di Modena, Marano sul Panaro, Savignano sul Panaro e Spilamberto, e la Fondazione di Vignola", sottoscritta nel dicembre 2014. Inaugurato nel 2015, il Polo archivistico conserva gli archivi storici dei Comuni aderenti (oltre ad altri fondi pervenuti in deposito), ed è gestito dall'Unione di Comuni Terre di Castelli mediante il servizio Sistema Archivistico Intercomunale, che ha sede amministrativa presso la Biblioteca Comunale di Vignola. Il Responsabile del sistema archivistico intercomunale è la dirigente del settore Affari Generali dell'Unione, mentre il referente del Polo è il dott. Marcello Graziosi, in servizio presso la Biblioteca comunale di Vignola. Con apposita convenzione tra l'Unione Terre di Castelli, il Comune di Vignola e la Fondazione di Vignola, approvata dal Consiglio dell'Unione con delibera n. 12 del 03/03/2016, il Comune di Vignola ha poi trasferito presso il Polo Archivistico-storico anche l'archivio generale di deposito. Il Regolamento del Polo Archivistico, approvato con deliberazione del Consiglio dell'Unione Terre di Castelli n. 20/2015, sostituisce i regolamenti degli archivi storici precedentemente adottati dagli enti aderenti. Nel 2017 l'Unione ha deliberato l'approvazione della Carta dei servizi del Polo Archivistico-storico (deliberazione consiliare n. 11/2017). Restano di norma presso le sedi dei Comuni aderenti gli atti di stato civile (registri dei nati posteriori al 1920 e registri di morti, matrimoni e cittadinanza posteriori al 1940) e la documentazione del settore urbanistico necessaria per l'ordinaria amministrazione. L'Unione dei Comuni ha altresì adottato un Piano di gestione dei flussi documentali, con delibera di Giunta n. 47 del 02/05/2019, impegnativo per l'Ente e per tutti i Comuni che hanno conferito al Polo gli archivi storici e di deposito.